写真 年賀状を一挙公開
平素は格別のご愛顧を賜りまして、まことにありがとうございます。
さて､６月20日に新発売となりました弊社製品｢○○｣につきまして、その後の売れ行きはいかがでしょうか。
弊社では、全国の小売店各位のご意見を参考にして、今後のセールス戦略に反映させていきたいと考えております。
ご多忙のところ、まことに恐縮ではございますが、同封のアンケート用紙にご協力くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
Ｌなお、アンケートは７月末日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。
敬具同封用紙アンケート用紙２枚以上。
社外へのビジネス文書は、常に封書で送るのが決まりです。
請求書のように様式が決まっている用紙を使い、一筆添えて同封するわけですから、封筒になるのです。
案内状なら八ガキでもかまわないと考えるでしょうが、たとえ八ガキ大の紙を使って印刷した時でも、それの入る角封筒に納めてから送るのが礼儀なのです。
封筒の表書きは、届いた時に相手がいちばん最初に目にするところ。
丁寧に、正確に書くよう心がけましょう。
あなた自身が手紙をもらった時、あて名の字が間違っていたら、いい気分はしないはず。
個人名まで書く時は、名刺で確認して正しい漢字を使ってください。
とくに旧字体にこだわりを持っている人などもいますから、気軽に「同じ字なんだから」と新字体にしたり略字を書いたりいてはいけません。
住所や会社名のバランスは、左ページを参照にしてください。
「○日の△時に伺います」と事前に約束をしてあるからといっても、約束から当日までの期間が長い場合は、もう一度確認をしましょう。
なぜなら、その期間中に相手にとても重要な用事が入ったかもしれないし、アポの入っていることを忘れている場合だって考えられます。
当日の朝に、「本日はお約束どおり△時に伺いますので、よろしくお願いいたします」といった確認の電話を入れると間違いがありません。
前日なら、メール連絡でもいいでしょう。
もし、こちらに急な予定が入ってしまった場合、相手に早めに連絡するのは当然のことです。
訪問の前には、相手企業のことをよく調べて予備知識を仕入れておくべきです。
「そんなことも知らずに来たのか！」と、商談前から信頼をなくすことのないよう、その企業に関する最新情報を新聞や業界紙などでチェックしておけば完壁ですし、前日には、話の進め方などを検討して頭に入れておくと安心でしょう。
出発前には、スーツやヘアスタイルはちゃんとしているか、名刺をはじめ必要な見本や資料に忘れ物はないか、確認してください。
時間に遅れて行くのはもってのほかですが、遅れるのも早仏則溺間しすぎるあまり早すぎる到着も困りもの。
せいぜい５分前に着くのが理想で、これ以上早いと相手の準備ができていない場合があって失礼になります。
道路が混んでいる、電車が止まっているなど思わぬトラブルに備えて早めに出発するのはいいのですが、到着が早すぎたら、ロビーなどで身だしなみを再確認するなど心のゆとりの時間にあてればいいのです。
前の用事が延びたりして、どうしても約束の時間に遅れそうになったら、最低でも脂分前には連絡を入れます。
時間が過ぎてから、「すみませんが……」という電話では意味がありません。
その時、本当は別分は遅れそうなのに刑分ほどなどとごまかすと、二重の遅刻になりますから、正直に時間を告げなければいけません。
もしも遅刻１しそうになったら約束の時間の前に連絡をよその会社を訪問する時は、かならず受付を通すのが礼儀です。
たとえ初めての訪問でなくても、受付係に身分を告げて取り次ぎを頼みましょう。
たいていは受付係の女性が座っているものですが、あなどってはいけません。
いわば敵の最前線に配置されているのですから、観察力もあり、接客にも慣れていますから、いいかげんな態度だとすぐに見抜かれ、アポの相手の評価に加えられることだってあります。
姿勢を正して礼儀を守り、明るくはきはきした態度でいることです。
受付で案内を乞うと、受付係が内線で連絡をしてくれて、アポの相手が現れるのを待つことになります。
ロビーで待つ場合と、応接室に通される場合がありますが、どちらの場合もソファなどに座って待つことが多いでしょう。
ここで、とりあえず受付をクリアしたというのでホッと気をゆるめてはいけません。
身構えるような緊張は不要ですが、通された応接室のソファで脚を組んだりするようなリラックスのしすぎは慎みましょう。
個室に通されて相手を待つ間、立って窓の外を眺めたり、やたらと室内のものにさわるのもやめましょう。
アポの相手が登場したら、とにかくさっと立ちましょう。
そのためにも、脚を組んだりしないで椅子には浅く腰かけておくのです。
また、脱いだコートや持参したカバンなどは、その背の後ろに置いておくとスマートです。
待っている問にお茶が出されたら、のどが渇いているというので、すっかり飲み干しでもすると、現れた相手が「待たせてしまった」と思うかもしれませんし、気配りする人なら「もう一杯いれさせましょう」なんておかわりを手配するかもしれません。
お茶を飲み干すというのは、おかわりの催促と受け取られることを知っておいてください。
受付がなくてダイレクトに担当部署を訪ねたり、「３階の営業２課へどうぞ」と受付で言われたりした時は、室内に入ったら「××さんにお目にかかりたいのですが」と案内を乞います。
たとえ何度か来て場所がわかっていても、無断で相手の席へ近づくのは失礼です。
相手の席の近くに座ったら、オフィスの中をキョロキョロ見回したりしないほうがいいでしょう。
デスク上の書類をのぞき込んだりするのも、何か偵察しているような態度に見られてしまいます。
また、会話の最中もほかの社員の仕事の邪魔にならないよう小声で話し、ばか笑いなどもしないことです。
最初に近くの人には「お仕事中お邪魔します」のひと声を忘れずに。
直接、仕事場にお邪魔する時は周囲の人にも気を配る社会人になったら、名刺は身分証明となります。
もちろん社員証も別に存在しますが、名刺は、あなたが何という会社の社員で、その会社はどこにあって、連絡先の電話番号まで、あらゆる情報を詰め込んであるものです。
たった１枚の紙切れですが、それを渡したことからどんなチャンスが生まれるかわからない社会人の武器でもあります。
渡す側も受け取る側も取り扱いには十分な注意が必要なのはそのためです。
薄い１枚の紙である名刺は、角がすぐにすれたり、表面がケバ立ってきたりします。
相手に渡す時、こんな古びた名刺では失礼ですから、かならず専用の名刺入れを使いましょう。
手帳のポケットに入れておいたり、札入れに挟んでおいたりするのは、取り出した時、あまり見栄えがよくありません。
出かける前には、枚数や汚れたものが交じっていないか確認して、ｎ枚以上は入れておきましょう。
名刺入れは、男性は背広の内ポケットに入れておくとさっと取り出せて便利です。
女性は（ツグに入れることになりますが、いざ渡そうとしてガサゴソかき回す場面によく遭遇します。
名刺交換しやすいよう、直前に取り出しておいたほうがいいかもしれません。
名刺交換は、「目下の者が目上の人へ先に渡す」のがルールです。
新人の場合、ほとんどが目上の人ばかりですから、とにかく真っ先に出すようにしましょう。
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